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沒有談不了的合作！抽絲剝繭的職場溝通術

原文出處：女人迷

 

別讓訊息作繭自縛：抽絲剝繭溝通術

 
不論是國際組織或是一般職場，要如何讓來自不同背景，以及擁有不同想法的人們一起工作，良好的溝通絕對是不二法門。溝通向來不是單向道，清楚的表達自己的想法，與完整的理解別人的訊息，都是很重要的課題。
 
 
 
溝通，溝通，再溝通
 
要建立良好的溝通，除了基本的禮貌、尊重等，還需要耐性，以及抽絲剝繭的精神。無論是文字訊息或是口語訊息，也必須仔細判讀每個字，有時需要多次的往來，才能完整表達彼此的想法。
 
在國際組織工作環境，除了上述的溝通守則，由於使用語言多、個人對於語言的掌握能力不同，難免增添隔閡，更需花功夫溝通。
 
國際組織中，通常會挑選一種語言作為共同的溝通語言，雖然大部分是以英文為主，也有部分國際組織會採取英文與其他語言（如法文、西語等）並行的方式。然而，無論選擇了哪個語言，其通行語言不會是所有國際會員的母語。因此，國際間溝通交流通常需要更長的時間來彼此釐清語意。
 
  
除了語言之外，溝通的方法以及語氣也會隨者撰寫人的文化與背景有所差別。有些文化的溝通方法較迂迴，溝通的內容如洋蔥一般，需要一層層剝開才發現得到重點。例如亞洲國家的人通常講話較婉轉，常常繞了一大圈，說完了他的近況之後，重點只是想告訴你他因此無法幫你的忙。
 
然而，有些文化的人則是說話直接了當，刀刀見骨，重點明瞭，卻有時帶給人不近人情，或是咄咄逼人的印象。例如來自如紐約這種國際大都會的人，在你尋求幫忙時，可能僅會簡短的說「I’m afraid I can’t help you」，也不給予任何的原因。因為對他們來說，原因並不重要，重點是他無法幫忙。
 
來自不同區域、不同文化的溝通方式本會不同，學會解讀訊息時不加入太多的個人情緒，才能有效率的挑出重點。
 
溝通中，沒有什麼事是「枝微末節」
 
在網路的時代下工作，Email 是很重要的工具，尤其在國際組織中，當大家都分散世界的角落時，大部分的溝通都是依靠 Email 的書信往來。Email 的內容可以正式，可以隨興，端看雙方的熟識度以及談論的內容。然而，在撰寫 Email 內容的同時，也不能忽略了其他可能讓好事破局小細節。切記，在溝通中，沒有什麼事是枝微末節的，大至 Email 本身，小至寄件者名稱設定，都是成功溝通的要角。
 
 
1. 信件標題
Email 的標題看似微不足道，但事實上是整封 Email 的靈魂中心。試想一天湧進的上百上千封信的國際組織信箱，對於 Email 的標題語焉不詳信件，多半就被當作是垃圾信等，被刪除或忽略。特定的活動或是項目，若是清楚的寫在標題中，除了讓收件者了解問題的急迫性與重要性等，也得以快速地找到該項目的資料以做出最精準的回應。
 
2. 寄件者名稱
寄件者名稱是一個人的身分代表，連同 Email 的標題，是所有人在接收到一封信時的第一印象。一般而言，若是上班族，通常使用的是公司的 Email，寄件者設定可能是你的全名+公司名稱等等的組合，如：「國際劇場組織－王大明」清楚的表明你的身分以及來歷。對收件的人來說，若第一眼不清楚來信者是誰，很有可能就會忽略的這封信件，或當垃圾信刪除了信件。
 
 
3. 信件署名
許多人會在 Email 的信件置入預設的簽名檔，表明身分、聯絡方式、公司資訊等。簽名檔固然方便，但其功用僅是提供額外的連絡資訊，是無法取代署名的。於信件最後署名，不僅讓收件者更明白來信者是誰，也是對溝通雙方的尊重。
 
4. 開頭稱謂
以英文信件為例，若知道收件者的名諱，信件的開頭多半會使用「Dear Mr. Smith,」、「Hello Jenny,」等。若不清楚收件的人的名字時，可以使用最中規中矩的「To whom it may concern」，或是「Dear Sir/Madam」、「Dear（部門名稱）Officer」等，都會比什麼都不寫，劈頭直接進入內容來得恰當。
 
時間不只是金錢，更是尊重
 
溝通的時間很重要。成功的溝通，是利用最少的時間，得到最完整的訊息。而對國際組織而言，不僅溝通時間的長短很重要，溝通的時辰更是不能忽視的。
 
 
在任何國際間的溝通要開啟之前，第一絕對要確認對方的時區以及時間。假設在台灣要與英國的會員聯繫，因為兩地的時差為7小時，絕對無法在台灣的白天進行。若明白聯繫國家的時間時，有時自然不能期待所有的請求都能及時被回應。
 
除了時差之外，對各文化的節日也要有基本的了解。例如加拿大在11月初過感恩節，美國則是在11月底；復活節在4月初；中國新年每年會隨著農曆改變等。不僅是溝通時，一個國際組織在安排活動時，皆需要將這些條件考慮進去，才能較準確的衡量一個活動進行的時間軸。例如12月中到1月初是歐美的聖誕假期加新年假期，若有活動的準備階段會經過這段時間，就必須考量到這段時間的進度會較緩慢的可能，或是在這段時間盡量減少歐美夥伴的工作量等。
 
 
 
貼心比什麼都重要
 
很多時候，溝通不一定是很嚴肅的。定期的問候，或是一句貼心的話語，有時能造成更大的影響。
 
貼心、善解人意其實都不是難事，重要的是需要有敏銳以及寬廣的觀察力。舉例來說，當得知了在歐洲有嚴重的水災，適時地去信關心當地的會員，便會讓人倍感溫馨。記住彼此的喜好或小習慣，有時也會帶來意外的驚喜，例如了解某位會員特別喜歡喝茶，當送禮的時節來臨時，茶葉便是不二之選。
 
 
在國際組織中，對各個文化的基本了解也是必要的課題。由於參與的人來自四面八方，且各自擁有獨特的文化、宗教、習慣等。例如聖誕節是基督教的節日，「聖誕快樂」這樣的祝福就不適用於來自伊斯蘭教或猶太教的人。
 
眼觀四方，耳聽八方，往往一個最小的問候反而是牽連國際組織人與人之間的最佳黏著劑。打開心胸接受不同文化的洗禮，並給予回饋，就是最佳的溝通方法。